Elías Quijada//

Con un registro de 300 personas, los días 2 y 3 de septiembre se realiza la Segunda Capacitación de Archivos de la Universidad de Sonora, con el objetivo ofrecer herramientas y conocimientos a los responsables de los archivos de trámite, al personal de apoyo que interviene en los procesos de la gestión documental y administración de los mismos, con la finalidad de implementar el Sistema Institucional de Archivos, informó Patricia Ríos García, jefa del Departamento de Gestión del Patrimonio Cultural Universitario.

La actividad, dijo, se organiza en el marco del cumplimiento de la Ley General de Archivos y de la Ley de Archivos para el Estado de Sonora, es una sesión diaria, de dos horas, donde de manera resumida se les proporciona a los participantes los lineamientos que se deben de seguir para salvaguardar los archivos que al paso de los tiempos se convertirán en memorias históricas de la máxima casa de estudios del estado.

“Son alrededor de 300 trabajadores de la Universidad quienes están participando en la Segunda Capacitación de Archivos, la cual se lleva a cabo en la plataforma Teams; todos ellos, al concluir el curso recibirán una constancia de asistencia que les acredita el estudio de la recepción de documentos, seguimiento de los archivos y también la integración del expediente, entre otros temas”, indicó.

Rosalina Núñez Márquez, responsable del Área de Archivo Histórico fue la encargada de impartir la primera parte del curso que se tituló Alineación en los procesos técnicos de archivos de trámite y el contenido se relacionó con los procesos técnicos que se hacen en las unidades de correspondencia y en los archivos de trámite.

“Los documentos se organizan aplicando el cuadro general de clasificación archivística que dará las bases para elaborar el inventario de los expedientes que se tienen en el archivo de trámite. Esto facilitará la ubicación correcta de los archivos y proporcionará control de los expedientes que se manejan”, explicó.

Indicó que se llama archivo de trámite a la oficina donde los documentos están en proceso de construcción y por lo general son aquellos archivos que se van generando de manera cotidiana en las oficinas; apuntó que la Universidad de Sonora está implementando un sistema institucional y como parte del protocolo se está asignando a responsables de archivo de trámite para mayor fluidez al momento de necesitar la ubicación exacta de cada documento.

“La capacitación es importante porque se cumple a la normatividad que está vigente sobre en materia de archivo, también la Universidad tendrá archivos organizados que facilitará proporcionar el servicio de las solicitudes de información que piden a través de la Unidad de Transparencia y la razón principal es que también se conformará la memoria histórica institucional”, aseguró.

Núñez Márquez precisó que en la Universidad de Sonora la mayoría del personal académico y administrativo maneja documentos ya sea que se producen, se generen o porque se resguardan, pero todos necesitan un tratamiento de la conservación en el proceso de trámite. “La ley obliga a la institución que las personas que manejan los archivos tengan los conocimientos y si no posee pues tiene que capacitar porque son documentos corporativos que al paso de tiempo se convertirán en memoria histórica”, resaltó.

El día de mañana 3 de septiembre se ofrecerá la charla Depuración interna en archivos de trámite en las oficinas, unidades académicas y administrativas en la Universidad de Sonora a cargo de Patricia Ríos García y tiene como propósito que los participantes conozcan los tipos de documentos y puedan descargar de las oficinas aquellos documentos que no son de conservación permanente.